as empresas angolanas: confundirem preço de compra com custo total da viagem.

Durante muitos anos, assisti ao mesmo erro repetir-se em empresas de todas as dimensões.

Sempre que surge uma necessidade de viagem, a primeira pergunta costuma ser:

A pergunta parece lógica. Mas nem sempre é a pergunta certa. Na realidade, um bilhete barato pode acabar por custar milhões de kwanzas a uma empresa.

Parece contraditório? Não é.

Para um viajante individual, comprar um bilhete com três ou seis meses de antecedência pode ser uma excelente decisão. Para uma grande empresa, a realidade é diferente. Os administradores alteram agendas. Os presidentes executivos mudam reuniões. Os diretores são chamados para missões urgentes. As equipas técnicas prolongam trabalhos no terreno.

Em muitos casos, aquilo que hoje está planeado para uma determinada data já não será válido daqui a duas semanas. Quando uma empresa compra apenas com base no preço mais baixo, normalmente está também a comprar as tarifas mais restritivas.

E é aí que surgem os problemas. Alterações dispendiosas. Multas. Diferenças tarifárias elevadas. Bilhetes perdidos. Novas emissões. Horas de trabalho desperdiçadas.

O custo de uma viagem não é apenas o valor pago à companhia aérea.

É também:

• O tempo perdido pelo colaborador;

• O impacto de uma reunião falhada;

• O atraso numa obra;

• A ausência de um técnico num projeto crítico;

• A perda de produtividade causada por sucessivas alterações.

Em muitas empresas, os custos de alteração acabam por atingir valores tão elevados como os custos de aquisição inicial das viagens.

E raramente isso aparece nos relatórios de compras.

A melhor forma de controlar custos não é comprar sempre o bilhete mais barato.

É criar uma política de viagens inteligente.

Uma política de viagens bem estruturada define:

• Quem pode viajar em cada classe;

• Que tipo de tarifas devem ser utilizadas;

• Que colaboradores necessitam de maior flexibilidade;

• Que níveis de aprovação são necessários;

• Como controlar custos sem comprometer a eficiência operacional.

Na Fly Luanda de Angola ajudamos frequentemente empresas a estruturar estas políticas de forma adaptada à sua realidade operacional.

Porque um diretor comercial não tem as mesmas necessidades de viagem de um engenheiro em missão.

E um presidente executivo não tem a mesma previsibilidade de agenda que um colaborador administrativo.

Um caso real

Há algum tempo, uma empresa cliente procurou-nos com uma preocupação simples.

Os custos anuais associados às alterações de viagens eram quase tão elevados quanto os custos de compra dos próprios bilhetes. Após analisarmos o padrão de deslocações, implementámos uma política de viagens adequada aos diferentes perfis de passageiros. O resultado foi imediato.

Num primeiro momento, os custos de alteração reduziram cerca de 50%. Posteriormente, a redução ultrapassou os 80%. Mas o benefício mais importante nem sequer foi financeiro. Foi operacional. Os passageiros passaram a viajar com maior tranquilidade. As agendas tornaram-se mais flexíveis. As equipas ganharam mais tempo para se concentrarem nas suas reuniões, nos seus projetos e nos seus objetivos.

Quando uma viagem é bem gerida, o passageiro deixa de perder tempo com problemas administrativos.

Passa a ter acesso a soluções que aumentam a produtividade:

• Acesso a lounges executivos;

• Espaços para reuniões e videoconferências;

• Ambientes adequados para trabalhar durante escalas;

• Embarque prioritário;

• Assistência personalizada;

• Acompanhamento permanente por um gestor de viagens.

O objetivo deixa de ser apenas viajar.

Passa a ser viajar melhor.

A pergunta certa

Talvez a questão não seja:

"Qual é o bilhete mais barato?"

Talvez a questão correta seja:

Porque, na gestão de viagens corporativas, o preço mais baixo nem sempre representa o menor custo.

E muitas vezes, aquilo que parece uma poupança no momento da compra transforma-se num custo muito superior ao longo da viagem.

Na Fly Luanda de Angola acreditamos que uma viagem deve ser vista como uma ferramenta de negócio e não apenas como uma reserva.

Porque o verdadeiro objetivo não é emitir bilhetes.

É ajudar as empresas a manter os seus negócios em movimento.