Os 7 erros mais comuns na gestão de viagens corporativas
Muitas empresas continuam a comprar viagens como se todos os colaboradores tivessem agendas previsíveis.
A gestão de viagens corporativas parece simples. Reservar um voo. Reservar um hotel. Organizar um transfer. E seguir viagem. Mas a realidade é muito diferente.
Ao longo dos anos, na Fly Luanda de Angola tivemos a oportunidade de apoiar bancos, empresas de construção, grupos mineiros, multinacionais e instituições públicas em Angola e noutros mercados africanos. E existe uma conclusão que se repete constantemente. Os maiores custos das viagens empresariais raramente estão nos bilhetes. Estão nos erros de gestão. Alguns parecem pequenos. Mas acabam por gerar atrasos, custos inesperados, perda de produtividade e situações que poderiam ter sido evitadas.
Estes são os sete erros mais comuns que encontramos na gestão de viagens corporativas.
1. Procurar apenas o preço mais baixo
É provavelmente o erro mais frequente.
Muitas empresas acreditam que estão a poupar dinheiro ao escolher sempre a tarifa mais barata.
Na realidade, podem estar a aumentar os seus custos.
As tarifas mais económicas são frequentemente as mais restritivas. Alterações dispendiosas. Pouca flexibilidade. Penalizações elevadas. Bilhetes não reembolsáveis.
Quando uma agenda muda, e em ambiente empresarial isso acontece frequentemente, o que parecia uma poupança transforma-se rapidamente num custo adicional.
O preço mais baixo nem sempre representa o menor custo para a empresa.
2. Não ter uma política de viagens definida
Uma política de viagens é uma das ferramentas mais importantes para controlar custos e garantir consistência.
Sem regras claras surgem dúvidas constantes:
Quem pode viajar em classe executiva?
Quando deve ser utilizada uma tarifa flexível?
Quem aprova deslocações?
Como são geridas alterações?
A ausência de critérios cria desorganização e aumenta os custos operacionais.
Uma política de viagens bem estruturada ajuda a empresa a tomar melhores decisões e a reduzir desperdícios.
3. Ter as viagens geridas por quem não conhece a realidade operacional
Reservar uma viagem não é o mesmo que gerir uma viagem.
Quem organiza deslocações corporativas deve compreender:
tempos mínimos de ligação;
requisitos de vistos;
limitações aeroportuárias;
frequências das companhias aéreas;
riscos operacionais de determinadas rotas.
Uma ligação aparentemente perfeita no papel pode transformar-se num enorme problema na prática.
Especialmente em algumas rotas africanas onde nem sempre existem várias alternativas por dia.
A experiência continua a fazer toda a diferença.
4. Não fornecer os contactos diretos dos passageiros
Este erro continua a ser mais comum do que deveria. Quando ocorre uma alteração de voo, um atraso ou uma necessidade urgente, o tempo é essencial.
Se a equipa de apoio não conseguir contactar diretamente o passageiro, perdem-se minutos valiosos.
E em alguns casos, oportunidades de resolver problemas antes de eles acontecerem.
O contacto direto entre o gestor de viagens e o passageiro é um elemento fundamental para uma gestão eficiente.
5. Não informar quantas malas acompanham o passageiro
Parece um detalhe.
Mas raramente é apenas um detalhe.
Muitas empresas solicitam transferes aeroportuários para executivos ou equipas técnicas sem indicar a quantidade de bagagem transportada.
O resultado é previsível. Veículos inadequados. Falta de espaço. Atrasos. Desconforto. Necessidade de última hora de substituir viaturas.
Este problema surge com frequência em passageiros que viajam com equipamentos técnicos ou em missões prolongadas.
Uma simples informação prévia evita muitos contratempos.
6. Não incluir seguro de viagem
Este é um dos pontos que mais nos preocupa.
Muitas organizações continuam a considerar o seguro de viagem como um custo opcional.
Na nossa opinião, é um erro.
Um seguro de viagem adequado protege o passageiro e protege a própria empresa. Problemas médicos. Perda de bagagem. Cancelamentos. Atrasos. Acidentes. Situações de emergência.
Tudo isto pode acontecer em viagens nacionais ou internacionais.
Quando acontece, o custo de não ter seguro é normalmente muito superior ao valor do próprio seguro.
Para a Fly Luanda, esta é uma das medidas de proteção mais importantes em qualquer deslocação empresarial.
7. Não planear alterações de última hora
Este é provavelmente o erro mais subestimado.
As empresas planeiam viagens como se todas as agendas fossem estáticas.
Mas não são.
Administradores alteram reuniões. Diretores antecipam deslocações. Engenheiros prolongam permanências em obra. Equipas comerciais ajustam agendas. A questão não é saber se haverá alterações. A questão é saber quando vão acontecer. As empresas mais eficientes não planeiam apenas a viagem.
Planeiam também a possibilidade de a viagem mudar. E isso faz toda a diferença nos custos finais.
O verdadeiro segredo da gestão de viagens corporativas
Muitas pessoas acreditam que a gestão de viagens consiste em comprar voos e reservar hotéis. Na realidade, consiste em antecipar problemas antes de eles acontecerem. É isso que permite reduzir custos. É isso que protege a produtividade. É isso que evita desperdícios. E é isso que mantém os negócios em movimento.
Ao longo dos anos aprendemos uma lição simples. As empresas mais eficientes não são necessariamente as que gastam menos em viagens. São as que gerem melhor as suas deslocações. Porque uma viagem bem organizada não representa apenas uma despesa. Representa uma ferramenta de produtividade, crescimento e desenvolvimento empresarial.
E quando falamos de África, onde a logística pode ser mais desafiante, essa diferença torna-se ainda mais evidente.
Na Fly Luanda de Angola acreditamos que uma viagem corporativa deve ser gerida com o mesmo rigor com que se gere qualquer outro ativo estratégico da empresa.
Porque o objetivo nunca é apenas viajar. O objetivo é chegar ao destino certo, no momento certo, com o menor impacto possível para o negócio.
Empresa angolana especializada em gestão integrada de viagens corporativas, executivas e institucionais.
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